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Organisation des Auslandsaufenthaltes

Master

Organisation & Bewerbungsprozess – Outgoings Master

Planung des Auslandsaufenthaltes und Informationen zum Bewerbungsprozess

Im Folgenden sind die Schritte beschrieben, die für die Bewerbung um einen Studienplatz an einer HSBA-Partnerhochschule, als Free Mover oder für einen Platz bei einer Summer School oder Winter School wichtig sind.
Das International Office steht für Rückfragen von Studierenden und Unternehmen zur Verfügung.

Schritt 1: Absprache mit dem Unternehmen

Absprache mit dem Unternehmen

Sehr wichtig:  Sprich frühzeitig mit deinem Unternehmen über dein Vorhaben.   

Ein Semeser im Ausland dauert zumeist 4,5 bis 6 Monate. Diese Zeit kann durch Urlaub, Freistellung oder einen Mix aus beidem abgedeckt werden. Die offizielle Bestätigung des Unternehmen wird als Teil der Bewerbung für den Auslandsaufenthalt benötigt. Bitte beachten: Die finale Entscheidung, ob ein Auslandsaufenthalt gewährt wird, obliegt dem Unternehmen.

Zum Zeitpunkt der Bewerbung für den Austauschplatz im HSBA International Office sind die Informationen für das kommende akademische Jahr von den Partnerhochschulen meist noch nicht festgelegt bzw. veröffentlicht. Die Semesterdaten weichen jedoch in der Regel nur unwesentlich von den aktuellen Semesterdaten ab. Diese Information ist dem Factsheet zu entnehmen, welches auf den jeweiligen Seiten der HSBA-Partnerinstitutionen hochgeladen ist. 

Schritt 2: Informationen einholen und Wahl der Wunschhochschule eingrenzen

Stelle sicher, dass du umfangreich über die verschiedenen Optionen eines Auslandaufenthaltes während deines HSBA-Studiums informiert bist.

Dauer des Aufenthaltes

Hast du dir gut überlegt, ob ein langer Aufenthalt von vier bis sechs Monaten (ein Semester) für dich in Frage kommt? Hast du dein Vorhaben, außer mit deinem Unternehmen, auch mit Famile und Feunden abgesprochen? Hast du genügend finanzielle Mittel, um den Auslandsaufenthalt stemmen zu können? Denn trotz Teil- Stipendien wie zum Beispiel durch Erasmus+- Mittel wirst du zusätzliche Kosten Schultern müssen: Flug, doppelte Unterkunft oder Reisen im Ausland während des Aufenthaltes an der Gasthochschule.

Passt ein ganzes Semester für dich nicht überlege, ob eine Summer School oder Winter School für dich infrage kommt. Diese dauern in der Regel zwei bis sechs Wochen und passen unter Umständen gut in deinen Arbeitsalltag.

Destination

Auf welchem Kontinent, in welchem Land, an welcher Hochschule möchtest du dein Semester oder eine Summer School verbringen? Schau dir bitte sorgfältig unsere Partnerhochschulen an und informiere dich über Teams im Detail über deine Wunschdestination. Lies die Erfahrungsberichte und schau dir, ganz wichtig, die Liste der vor Ort zur Verfügung stehenden Kurse an. Denke bei der Wahl an mögliche Vorteile und Nachteile, die ein Land oder eine bestimmte Hochschule mit sich bringen kann. 

Bei Unsicherheiten unterhalte dich mit anderen Studierenden, Freunden, deiner Familie, Lehrenden und/oder dem International Office Team an der HSBA und beginne, die Destination einzugrenzen. 
 

Finanzen

Hast du genügend finanzielle Mittel, um den Auslandsaufenthalt stemmen zu können? Denn trotz Teil- Stipendiums wie zum Beispiel durch Erasmus+ -Mittel wirst du zusätzliche Kosten schultern müssen: Flug, doppelte Unterkunft oder Reisen im Ausland während des Aufenthaltes an der Gasthochschule.

Eine Destination innerhalb Europas ist sicher kostengünstiger als außerhalb, da du bei der An- und Abreise weniger Kosten haben wirst. Ein Flug nach Taiwan kostet mehr als eine Zugreise nach Rotterdam. Ein Zimmer in Oslo ist u.U. aber teurer als ein Zimmer in Ningbo, dafür hast du Kosten für ein China-Visum. Spiele verschiedene Szenarien durch und orientiere dich ein wenig an den Fakten auf den jeweiligen Partnerhochschul-Seiten. Viele ausländische Hochschulen fassen Informationen zu finanziellen Themen in ihren Factsheets oder auf den Erasmus+/Study Abroad/Student Exchange/International Students Seiten ihrer Webpages zusammen. 

Wird ein ganzes Semester zu kostspielig für dich überlege, ob eine Summer School oder Winter School für dich in Frage kommt. Diese dauern in der Regel zwei bis sechs Wochen und passen unter Umständen finanziell besser.

Anerkennung von akademischen Leistungen aus dem Ausland

Credits, die während eines Semesters oder einer Summer School oderWinter School erbracht wurden, können unter Umständen an das HSBA- Studium angerechnet werden. Besonders für den einsemestrigen Aufenthalt ist es unabdingbar, dass eine Großzahl der Module, die du im Ausland belegt, anerkennbar für HSBA-Leistungen sind. Prüfe die Kurslisten der potenziellen Gasthochschulen sorgfältig, und frage im International Office nach, falls du Fragen zur Kurswahl hast. 
Zum Zeitpunkt der Bewerbung (15. März für das folgende akademische Jahr) muss noch kein Antrag auf Anerkennung der ausländischen Leistungen vorliegen, doch du solltest dich mit den möglichen Modulen deiner zukünftigen Gasthochschule auseinandergesetzt haben um sicherzustellen, dass die Leistungen aus dem Ausland anerkannt werden können. 

Mehr dazu folgt in Schritt 4: Antrag auf Anerkennung von ausländischen Studienleistungen

Schritt 3: Bewerbung an der HSBA für Platz an Partnerhochschule

Bewerbung an der HSBA für Partnerhochschulen

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Um ein Auslandssemester an einer Partnerhochschule zu verbringen, erfolgt erst eine Bewerbung an der HSBA. Die jährliche Bewerbungsfrist ist der 15. März und gilt für das gesamte folgende akademische Jahr (Winter- und Sommersemester). Erst nach dieser Deadline werden alle Bewerbungen im International Office geprüft. Zusagen werden ab dem 1. April vergeben. 

Voraussetzung für die Bewerbung: 

  • Immatrikulation an der HSBA
  • Eine Bewerbung MUSS eingehen, wenn du dich für eine HSBA-Partnerhochschule (europa- oder weltweit) entscheidest
  • Notendurchschnitt von mind. 2,7
  • Maximal eine nicht bestandene/nicht absolvierte Prüfung bei Antritt des Auslandsaufenthaltes
  • Sprachkenntnisse sollten auf Level B2 (CEFR) der jeweiligen Unterrichtssprache vorhanden sein. Englischkenntnisse müssen nicht gesondert nachgewiesen werden, da mit dem Start des Studiums an der HSBA Kenntnisse von mindestens B2 nachgewiesen wurden.

Einzureichende Bewerbungsunterlagen:

  • Motivationsschreiben auf Englisch (persönliche und akademische Motivation für Auslandsaufenthalt allgemein und Wunschhochschule(n) spezifisch), beispielhafte Kurswahl im Ausland, wie profitiert das Unternehmen vom Auslandsaufenthalt, Botschafter_innenrolle für HSBA, ggf. weiteres Engagement), max. 2 Seiten
  • Leistungsübersicht vom Bachelorabschluss und bisherigen HSBA-Noten inkl. aktuellem Notendurchschnitt. Angaben der Notendurchschnitte genügt. Bitte keine Datein senden. 
  • Nachweise über Sprachkenntnisse in der Unterrichtssprache (z.B. Sprachkurse, Sprachzertifikate oder Abiturnote) – außer Englisch.
  • Bestätigungsschreiben des Unternehmens
  • Lebenslauf
     

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Hinweise zur Bewerbung:

  • Deine Kurswahl aus dem Motivationsschreiben ist noch nicht verbindlich.
  • Die Bewerbungsunterlagen bitte adressieren an das International Office der HSBA, z.Hd. Esther Stracke.
  • Da die Zahl der Bewerber_innen pro Hochschule in der Regel die Anzahl der vorhandenen Plätze übersteigt, empfehlen wir, sich für mehrere Hochschulen zu bewerben – bis zu vier Hochschulen können in präferierter Reihenfolge angegeben werden. Das Motivationsschreiben sollte auf die Erstwahl fokussiert werden, zu den weiteren Wunschhochschulen bitte ein bis zwei Sätze schreiben.

Die Auswahl erfolgt anhand folgender Kriterien:  

  • akademische und persönliche Motivation
  • an der HSBA erbrachte akademische Leistungen 
  • Sprachkenntnisse in der/n jeweiligen Unterrichts- und Landessprache/n (Unterrichtssprache vorrangig) 
  • bisherige Auslandserfahrung
  • persönliches Engagement (sozial, HSBA etc.) 

Frei gebliebene Plätze werden regelmäßig ausgeschrieben, sodass auch bei späterem Interesse ein Auslandssemester möglich ist. 

Free Mover und Summer School oder Winter School

Die Bewerbung als Free Mover oder für eine Summer/Winter School erfolgt direkt durch dich an der ausländischen Hochschule innerhalb der dort genannten Fristen.

Wir empfehlen, die Anrechenbarkeit von Kursen aus dem Ausland prüfen zu lassen, bevor die Bewerbung für die Wunschgasthochschule abgesendet wird, und auf jeden Fall, bevor Studien- oder Teilnahmegebühren im Ausland fällig werden. Zur Anrechnung siehe Schritt 3 „Anrechnung von ausländischen Studienleistungen“

Schritt 4: Antrag auf Anerkennung von ausländischen Studienleistungen

Anerkennung von ausländischen Studienleistungen

Im Ausland erworbene Studienleistungen können unter Umständen auf das HSBA-Studium angerechnet werden, sofern eine Vergleichbarkeit der Module der Gasthochschule und der HSBA gegeben ist. Dies wird für jeden Studierenden einzeln durch einen Prüfungsausschuss überprüft. Ein Leitfaden und das Antragsformular sind in Teams-Kanal Outgoings hinterlegt. Der Antrag auf Anerkennung sollte etwa sechs Monate vor Start des Auslandsaufenthaltes oder so früh wie möglich gestellt werden- sobald das Kursangebot der Gasthochschule veröffentlicht wurde. Beachte bitte die im Antrag genannten erforderlichen Unterlagen; gesendet wird der Antrag ans International Office.

  • Grundsätzlich sollten während eines Auslandssemester 25-30 ECTS erworben werden (Summer Schools und Winter Schools sind ausgenommen). Bei Abweichungen bitte frühzeitig Rücksprache mit dem International Office halten. 
  • Wir empfehlen mehrere Anerkennungskombinationen prüfen zu lassen. Es kommt immer wieder einmal zu kurzfristigen Kursstreichungen oder zeitlichen Überschneidungen von Modulen an den Gasthochschulen. 
  • Zwecks Anerkennung bewertet der Prüfungsausschuss zwei Faktoren: Äquivalenz der Kompetenz und Äquivalenz des Workloads.
  • Es besteht, je nach Situation, die Möglichkeit einer Pauschalanerkennung für das gesamte Semester, oder einer 1:1 Anerkennung jeden einzelnen Moduls. 

Äquivalenz des Workloads (Credit Points) 

Die Anzahl der im Ausland für einen Kurs erbrachten Credits sollte den jeweiligen HSBA-Credit Points entsprechen; über Abweichungen entscheidet der Prüfungsausschuss nach Abgleich der Modulinhalte.

Für Hochschulen, die nicht mit ECTS (European Credit Transfer System) arbeiten, werden die lokalen Credits entsprechend umgerechnet. Dafür muss der Workload pro ausländischem Credit bekannt sein- diese Information findet sich generell in den Factsheets der Gasthochschule, oder auf der Website. Bei Fragen bitte beim International Office der HSBA melden. Einem ECTS an der HSBA liegt ein Workload von 25 Stunden zu Grunde.

Das International Office lädt nach der Platzvergabe im April zu einer Infoveranstaltung mit allen zukünftigen Outgoings ein, bei der die Kurswahl und der Anerkennungsprozess besprochen werden.

Schritt 5: Bewerbung an der Gasthochschule im Ausland

Bewerbung an HSBA Partnerhochschule

Nachdem du offiziell deinen Austauschplatz an der Gasthochschule angenommen hast, wirst du vom HSBA International Office an der Partnerhochschule nominiert, d.h. registriert. Nominierungsdeadlines sind allgemein etwa im April (für das Autumn Semester) und Oktober (für das Spring Semester) eines jeden Jahres.  Mit der Nominierung wirst du im System der Gasthochschule aufgenommen, und diese nimmt danach Kontakt mit dir auf. Du erhäst detaillierte Informationen zu den nächsten Schritten. Du wirst dich innerhalb einer bestimmten Frist online im Ausland registrieren und/oder bestimmte Dokumente einsenden/hochladen um deine Bewrbung zu vervollständigen.

Erasmus+- Stipendiaten werden etwa zu diesem Zeitpunkt zusätzliche Dokumente abgeben müssen. Informationen dazu erhälst du vom HSBA International Office.

Bewerbung als Free Mover oder für eine Summer/Winter School

Das HSBA International Office nominiert Free Mover oder Bewerber für Summer Schools /Winter Schools generell nicht.
Daher musst du dich eigentständig an deiner Wunschhochschule bewerben. Deadlines und Anforderungen können hier sehr unterschiedlich sein. 

Schritt 6: Visum, Versicherung, Unterkunft und Anreise

Visum

Für manche Länder ist die Beantragung eines Visums erforderlich – auch abhängig von der Aufenthaltsdauer. Erkundige dich rechtzeitig beim Auswärtigen Amt über die Bestimmungen des Ziellandes. Meist unterstützt die aufnehmende Hochschule bei der Beantragung des Visums oder den erforderlichen Dokumenten. Der Prozess dauert häufig mehrere Wochen, und u. U. müssen unterschiedliche ärztliche Untersuchungen und Nachweise eingereicht werden. Warte daher nicht zu lange mit diesem Schritt.

Bitte beachte: Falls dein Unternehmen eine Außenstelle in der Region/Stadt deiner Zieluniversität hat und du vor hast, vor oder nach deinem Studium im Ausland zu arbeiten beachte bitte, dass meist mit einem Studierendenvisum nicht gearbeitet werden darf! Erkundige dich frühzeitig beim Auswärtigen Amt

Versicherungen

Ein ausreichender Versicherungsschutz ist essenziell für den Auslandsaufenthalt – egal ob ein Semester oder kürzerer Aufenthalt!  

Zur bestehenden Krankenversicherung sollte zusätzlich eine ausreichende Auslandskrankenversicherung abgeschlossen werden. Auch die bestehende EHIC (European Health Insurance Card) deckt nicht alle Leistungen im europäischen Ausland ab und es empfiehlt sich, eine Zusatzversicherung abzuschließen. Hier ist eine rechtzeitige Rücksprache mit der Krankenversicherung notwendig. 

Ob die Haftpflicht- und Unfallversicherung für einen Auslandsaufenthalt greifen oder erweitert werden müssen, kläre bitte direkt mit dem jeweiligen Versicherer. 

Für Studierende innerhalb des Erasmus+ Programms oder einer anderen EU- oder DAAD-Förderung besteht zudem die Möglichkeit der DAAD-Gruppenversicherung, die Kranken-, Unfall- und Privathaftpflichtversicherung kombiniert.

Unterkunft

Beginne frühzeitig, dich um eine geeignete Unterkunft in der Nähe deiner Gasthochschule zu kümmern.
Das International Office der Hochschule wird dich zeitnah informieren. Erhälst du keine Information kümmere dich frühzeitig eigentständig oder erfrage Information. 

Bitte beachte:

  • An einigen Hochschulen gibt es speziell reservierte Plätze in Wohnheimen für ausländische Austauschstudierende, doch auch für diese muss eine frühzeitige Bewerbung erfolgen. 
  • In vielen Ländern sind die Unterkünfte (besonders für Studierende) anders, als du sie aus Deutschland kennst. Vielmals wohnen die Studierenden in WGs oder im Wohnheim, in den USA werden Zimmer meist geteilt. Dabei ist die Qualität der Zimmer/ Wohnungen nicht immer mit Hamburger Verhältnissen zu vergleichen
  • Je nach Land liegen die Kosten für ein WG-Zimmer wesentlich niederiger als in Hamburg (z.B. in Spanien oder Polen) während die Miete für ein Zimmer im Wohnheim höher sein kann (z.B. in Finnland). Auf den Campus der US-Universitäten ist die Verpflegung meist direkt verrechnet.

Anreise

Je nach Destination hast du die verschiedensten Möglichkeiten, an deinen Zielort zu gelangen. 

Es muss nicht immer das Flugzeug sein. Erkundige dich nach Zugverbindungen, oder überlege, ob es sinnvoll und möglich wäre, ein Auto vor Ort zu haben. 

Easmus+ Studierende können zusätzliche Mittel für "Green Travel" einfordern. Info dazu auf unserer Erasmus+ Seite. 

Schritt 7: Während des Aufenthaltes

Feedback erwünscht

Gut angekommen? Wohnung ein Traum, Zimmer eine Katastrophe, Mitbewohner alle nett oder doof? Erster Tag an der Gasthochschule erledigt?
Melde dich gerne mit Feedback, Sorgen oder Nöten im HSBA International Office.
Wir freuen uns immer über eine Nachricht und unterstützen natürlich falls Hilfe erwünscht ist. 

Änderungen der Module

Die Einführungswoche oder das Semester haben begonnen und ein gewählter Kurs findet nun doch nicht statt? Abgesagt oder Stundenplanüberschneidung? 
Kurzfristig notwendige Änderungen der Kurswahl signalisiere bitte schnellstmöglich dem International Office der HSBA- Möglicherweise musst du einen weiteren Antrag auf Anerkennung stellen falls keine weitere bereits überprüfte Modulkombination mehr zur Verfügung steht. 
Erasmus+-Studierende ändern bitte bis vier Wochen nach Semesterstart das Learning Agreement unter dem Punkt „During the Mobility“.

Erasmus+- Studierende senden bitte ebenso das "Certificate of Arrial" via Email an das HSBA International Office. 

Klausur im Ausland schreiben

Falls du eine HSBA-Klausur im Ausland schreiben möchtest, prüfe bitte direkt zu Beginn des Semesters mit dem International Office deiner Gasthochschule, ob dies von Seiten der Gasthochschule möglich ist. 

Hier muss eine enge Abstimmung mit dem Prüfungsamt und dem International Office im Ausland, und auch an der HSBA, erfolgen. 

Klausuren, die im Ausland geschrieben werden müssen unter HSBA- Klausurbestimmen stattfinden: Am gleichen Tag, zur gleichen Zeit und mit Aufsicht. 

Unter Umständen sind Verwaltungskosten an die Gasthochschule zu entrichten. 

Schritt 8: Nach dem Aufenthalt

Notenumrechnung

Notenumrechnung: Sobald das Transcript of Records mit den im Ausland erbrachten Studienleistungen im International Office eingegangen ist (meist digital; Papierdokumente müssen die Studierenden eigentständig an der Gasthochschule erfragen), werden die Noten umgerechnet. Die umgerechneten Noten werden schnellstmöglich eingetragen, damit sie im Leistungskonto sichtbar sind.

Erasmus+ Studierende reichen bitte die auf der Checkliste aufgelisteten Dokumente bis spätestens vier Wochen nach Ende des Auslandssemesters ein.

PROMOS-Stipendiat_innen reichen bitte bis vier Wochen nach Ende des Auslandsaufenthaltes einen detaillierten Erfahrungsbericht ein. 

Erfahrungen teilen

Incomings
Nach Rückkehr vom Auslandsaufenthalt weisst du, wie man sich als Austauschstudierende_r in einem fremden Land, in einer anderen Kultur, an einer neuen Hochschule fühlt. Oft, und vor allem zu Beginn, etwas verloren und unsicher.
Auch an der HSBA haben wir regelmäßig Gaststudierende unserer Partnerhochschulen in den Bachelor- und Masterkursen. Die Studierenden freuen sich immer sehr, wenn ihnen ein HSBA-Buddy an die Seite gestellt wird, der sie ein wenig durch das Semester führt. Das Internationale Komitee übernimmt hier die Koordination verschiedenster Event und freut sich immer über Unterstütung. Melde dich dort und hilf einer_m Incoming, sich in Hamburg zuhause zu fühlen!

Outgoings
Teile deine Erfahrungen aus dem Auslandsaufenthalt mit deinen Kommilitonen und zukünftigen Outgoings. Erstelle einen Podcast, übernimm ein Takeover auf Instagram oder sei bei einem International Evening oder einer Info-Session für zukünftige Outgoings dabei. Wenn du aktiv werden möchtest melde dich bitte beim Internationalen Komitee.

 

Du hast Fragen?

Wir helfen gern persönlich weiter.

Esther Stracke, HSBA
Esther Stracke

Senior Managerin Internationales

+49 40 822160-947
international@hsba.de
Fragen?Esther Stracke, HSBA
Esther Stracke, HSBA

Esther Stracke

Senior Managerin Internationales
+49 40 822160-947
international(at)hsba.de

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